Una agenda puede ser desde un bonito regalo corporativo para los asistentes a una conferencia a un elemento crucial en la vida de cualquier persona que quiera tener mínimamente organizada sus actividades.

Llevamos desde niños viendo cómo nuestros padres y abuelos apuntaban las citas importantes en el calendario colgado de la pared de la cocina, y buscando en esos calendarios, como casi la única curiosidad, en qué día de la semana caía nuestro cumpleaños o el de nuestros amigos o familiares. De repente nos encontramos en pleno siglo XXI con todos los acontecimientos acelerados, con una empresa que sacar adelante y con una agenda que se asemeja a un mosaico de post-its o a una partida de tetris, y de la que lo último que recuerdas es en qué día cae tu cumpleaños.

La agenda o el calendario es una herramienta que claramente trae un formato establecido y predefinido, pero que curiosamente las personas utilizamos cada uno a nuestra manera, configurando a nuestro modo de organizarnos una forma de apuntar las cosas, citas, notas, en los distintos huecos disponibles. No he visto a dos personas usar de igual forma la agenda, aun cuando utilicen un mismo formato de agenda.

Ya sabemos que donde hay flexibilidad también puede haber algún riesgo. Un uso inapropiado de la agenda puede ocasionarnos pérdida de información valiosa en el momento en que más la necesitamos, o simplemente ineficiencia a la hora de saber de qué tiempo disponemos para fijar nuestras citas.

Dentro del método GTD de organización personal se explica una forma que no está exenta de sentido común a la hora de utilizar la agenda. En este post he querido resumir en cuatro breves consejos cómo GTD nos sugiere que utilicemos el calendario.

En primer lugar, la agenda es una herramienta de uso cuasi diario, por no decir diario. Un todo o nada que casi nos hace depender de ella si queremos mantener una mínima cordura mental para recordar todos los compromisos que acumulamos.

Qué debemos apuntar en nuestra agenda

1.- Cualquier acción que debamos hacer con día y hora. Parece una obviedad, pero este es el principal propósito de una agenda: Disponer de huecos por cada horario en todos los días para que podamos apuntar nuestras citas. Apuntar algo que tienes que hacer un día a una hora en algún soporte que sabemos que vamos a revisar al menos en ese día antes de esa hora tiene todo el sentido del mundo.

2.- Cualquier acción que tengamos que hacer en un día concreto, pero sin hora predefinida. Todos los calendarios disponen de un área en la que colocar eventos de «día entero». El método GTD nos sugiere que apuntemos en ese área las acciones que tengamos que realizar en un día concreto, pero que no tengan una hora específica. Son acciones que debemos terminar antes de que acabe el día.

3.- Eventos de interés o mensajes a ti mismo. Estos apuntes también se anotan en el área de «día entero». Sin embargo existen solo a título informativo. Son recordatorios que quieres que te aparezcan en un día concreto sin un fin más allá que informarte y quizás disparar alguna decisión posterior. Ejemplos en esta categoría: Cumpleaños, eventos a los que quizás quieras asistir, aniversarios, garantías, plazos que vencen, etc. En general todo aquello que tenga asociado alguna fecha puede ser susceptible de ser apuntado en tu calendario, al menos a título informativo.

Y eso es todo, nada más y nada menos, porque la sugerencia más radical que nos ofrece el método es la siguiente: No apuntes nada más en tu calendario que estas 3 cosas.

Qué no apuntar

– Tareas o acciones que no tengan un día específico para ser realizadas. Es muy común apuntar en nuestro calendario, con toda la determinación del mundo, una lista de tareas que querríamos terminar en ese día o esa semana, pero que podríamos realizar en otro día posterior

¿Qué pasa si alguna de esas tareas no podemos realizarla en el día que la apuntamos debido a cualquier imprevisto o simplemente porque no hemos tenido tiempo o energía para terminarla? Lo habitual es que comencemos a pasar de un día a otro tareas que no están terminadas. Estas tareas sin día ni hora específicas deben estar listadas, según GTD, no en el calendario sino en alguna lista de acciones (atemporal) que revisaremos siempre que tengamos huecos disponibles en la agenda. Para organizar tus listas de tareas GTD, tienes un ejemplo en mi post anterior Tips y herramientas para implementar GTD en la nube

– Anotaciones, notas de reunión o cualquier otro apunte que para acceder a ellas tengamos que ir hacia atrás en el calendario.

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El calendario es tu primera guía, y te da los huecos que tienes disponibles para avanzar en las siguientes acciones (tu lista de acciones atemporal) según el contexto en el que te encuentres. Es decir, el calendario nos dirá en cualquier momento del día cuanto tiempo tenemos hasta nuestra siguiente cita y qué acciones tenemos pendientes de terminar en el día.

Por último, pero no menos importante, al igual que podemos implementar las listas de tareas y los contextos en la nube, utiliza algún calendario también en la nube que puedas sincronizar en todos tus dispositivos como Google Calendar.

Fdo. Raúl García (@rull)