Viviendo esta situación tan excepcional, muchas empresas se ven en la necesidad de recortar gastos o, al menos, flexibilizarlos. Comienzan a hacer sus deberes: salvar la tesorería de cada empresa es fundamental en estos momentos.

¿De qué servicios se pueden prescindir? Una vez contestada la pregunta, la respuesta para muchas pymes o autónomos es común: rebajar los costes de oficina es una de las opciones necesarias.

Pero… ¿qué ocurre cuando revisas el contrato que firmaste hace un tiempo con tu arrendador y te das cuenta de que tienes que cumplir aún unos meses hasta que puedas abandonar tu espacio de trabajo?

Por la crisis del Covid-19 son muchos los que están analizando sus costes fijos y a pesar de que hay muchos que se pueden reducir y, en ocasiones, eliminar del todo, los espacios físicos utilizados como centro de trabajo generan ciertas obligaciones si no se cuenta con un contrato flexible.

En estos tiempos, todos los que contamos con espacios físicos de trabajo tratamos de negociar con nuestros caseros las condiciones de arrendamiento. Dependiendo del casero, la respuesta puede ser más positiva y la renta puede condonarse o negociar un aplazamiento de las cuotas a meses consecutivos. En otros casos, la respuesta no es tan positiva. No todos los caseros tienen la oportunidad de aceptar estas medidas.

Me animo a escribir este post, ya que en las últimas semanas he recibido llamadas de empresas que tienen oficinas tradicionales que están buscando nuevos espacios flexibles para trabajar y quería compartir con vosotros algunos de los puntos que explico a la hora de hacer entender qué ventajas tiene un espacio de trabajo flexible frente a los alquileres tradicionales.

1. Flexibilidad en los contratos. Sin permanencias

Parece lógico que comencemos de entrada por este beneficio. ¿Qué pasa si encuentras un espacio donde puedes alojarte sin firmar permanencia? Con un preaviso de días, puedes dejar el espacio eliminando el coste que supone, también puedes cambiar tu servicio a otro más económico sin necesidad de prescindir de un espacio de trabajo, y en tiempos de incertidumbre esta opción gana mucho peso.

Y… no hablemos solo de la situación actual. Muchas empresas pasan por crisis puntuales de tesorería por impagos de clientes; por bajada en la entrada de nuevos proyectos; por imprevistos a los que hacer frente…

¿Es posible realmente tener esta flexibilidad en los contratos? Sí, en los espacios de coworking trabajamos para que las empresas puedan utilizar las instalaciones, ofreciendo la máxima flexibilidad en los contratos.

2. Paga por lo que usas. Más equipo, más espacio. Menos equipo, menos coste.

¿Utilizas siempre todo el espacio que tienes contratado? Ha sido siempre una de las reflexiones que hago a la hora de recibir solicitudes de información de muchos potenciales clientes.

Desde mi experiencia, recibo muchas e-mails o llamadas en las que se solicitan un número de m2 totalmente desproporcionado al número de trabajadores. Dependiendo de la actividad, sobre si necesita almacenaje de producto o no, muchas veces continuamos sobredimensionando las necesidades.

¿Se entiende bien el concepto de espacios compartidos? Los centros son diseñados con la premisa de cumplir la prevención de riesgos laborales. Si eres una empresa que está solicitando presupuesto en un espacio de coworking, no te centres solo en los m2 que tiene el despacho y su precio. Mira más allá…

Los espacios de trabajo flexible te ofrecen desde puestos de coworking, en las llamadas praderas, a oficinas privadas, pero además de eso… tú y tu equipo podéis usar salas de reuniones de diferentes capacidades, zonas acondicionadas para comer, tomar café, cabinas para llamadas… Son todo zonas comunes y m2 disponibles para ti.

Por otro lado, hay empresas que trabajan por proyectos. El equipo a veces es más numeroso durante momentos puntuales, teniendo que reducir más tarde el equipo pasado el proyecto trabajado. Los espacios de coworking te permiten aumentar espacio si tu equipo se incrementa; y más tarde, si pasado el proyecto necesitas reducir de nuevo, puedes hacerlo, mitigando así los costes. Por decirlo de alguna manera, tu coste fijo pasa a convertirse en un coste variable.

3. Una única factura con todos los gastos incluidos

¿Cuánto tiempo pierdes en revisar todas las facturas de tus proveedores de suministros necesarios para tu oficina? Los espacios de trabajo flexible te incluyen por una tarifa única al mes todos los servicios que necesitas.

  • Limpieza
  • Mantenimiento
  • Internet
  • Agua
  • Luz

Todo esto va incluido, sin sorpresas. Y además, no tienes que gestionar nada, desde la gestión del espacio en el que te encuentres se encargan de que todo funcione correctamente sin que pierdas el tiempo en resolver cualquier incidencia que pueda darse en alguno de estos servicios comentados.

4. Espacios equipados con mobiliario

 ¿Cuánto es el desembolso del mobiliario que tienes previsto para amueblar tu oficina?

Es otro de los puntos que debes tener en cuenta. Los espacios de trabajo flexible ya vienen equipados con todo lo que necesitas: mesas y sillas.

Cuando las empresas quieren cambiar de oficina, la gestión del mobiliario puede ser un dolor de cabeza: ¿cuánto presupuesto destino? Si tengo que dejar la oficina, ¿dónde almaceno todos los muebles? ¿serán adecuados para otro local y oficina?

Evita inversión en mobiliario y en almacenaje.

5. Servicio de atención a tus clientes

Además de lo comentado en el punto 3, cuentas con un servicio de recepción. Cualquier visita que recibas será atendida por la persona de recepción, además de recoger tu paquetería y cartas, avisándote en el momento de llegada para que estés informado en todo momento.

6. ¡Estar en contacto con otras empresas y, por qué no…potenciales clientes!

Muchas empresas ven una oportunidad estar en estos espacios para conocer a otras empresas. Ya hemos hablado muchas veces que es una de las grandes ventajas del coworking son las sinergias que pueden desarrollarse entre empresas. Otras veces, directamente, el vecino de despacho se convierte en tu cliente o en el proveedor que estás buscando.

Pero no acaban aquí las posibilidades. Tu equipo podrá estar en contacto con otros profesionales, expandiendo su red de contactos. Imagina que tienes a una persona dedicada a marketing dentro de tu empresa. Podrá hablar con otros equipos de marketing u otros especialistas en esta área dentro de estos espacios, pudiendo compartir experiencias y resolviendo dudas con un café. Las personas que están en estos centros de trabajo quieren compartir y seguro que puedes generar mucho valor a tu equipo.

 ¿Tienes dudas de si estar en un espacio de coworking es seguro?

Ahora con la situación actual, desde Cink Coworking mantenemos las recomendaciones de distancia y de higiene para asegurar las medidas sanitarias necesarias y que todos los clientes se sientan seguros para volver a trabajar a los espacios.

Me consta que todos los proveedores de espacios estamos tomando precauciones y  trabajamos todos en la misma línea para mantener lejos el Covid-19 de los usuarios de nuestros centros.

Nos adaptamos a las circunstancias y cuidar a los clientes es fundamental.

Espero haberte ayudado a esclarecer por qué deberías replantearte trabajar en un espacio de trabajo flexible y más en estos momentos de incertidumbre,

Si podemos ayudarte a entender mejor el funcionamiento y lo que puede aportarte, contacta con nosotros.

Además, aquí te dejo una guía que hemos elaborado para que conozcas los espacios de coworking en Madrid, donde detallamos sus servicios.