Actualmente, no todas las empresas disponen de salas de reuniones en sus oficinas para poder realizar un evento, una presentación a clientes o un teambuilding para su equipo, por lo que, cada vez es más habitual, que busquen externamente estos servicios.
A la hora de tomar esta decisión, la mayoría de las empresas se suelen decantar por dos opciones: alquilar una sala de reunión en un hotel o hacerlo en un Coworking o espacio destinado para ello.
Cuando se busca celebrar una reunión de estas características, se necesita contar con ciertos mínimos: pantallas, proyectores, recepción para los invitados y un espacio ameno y agradable.
Por ello, las empresas suelen buscar alquilar salas en lugares que dispongan de todas las facilidades y con todo lo necesario para poder llevar a cabo sus negocios. Pero, ¿cómo podemos encontrar el lugar idóneo para celebrar un evento de esta importancia?
¿Qué factores influyen a la hora de reservar una sala?
A la hora de elegir la sala apropiada, ya sea en un hotel, en un coworking o en cualquier otro sitio, entran muchos factores:
El primer factor que solemos tener en cuenta es la capacidad en número de asistentes que necesitamos para la sala de reuniones. Y no solo eso, también es importante saber como van a ir colocados los asistentes, no es lo mismo una sala en formato clase, que todos de pie, que en una mesa central y todos sentados a los lados.
Otro factor muy importante a la hora de reservar una sala de reuniones, es la ubicación. Si está céntrica o no, si se puede aparcar bien o no, si tiene servicio de pago por hora o parkings cercanos. Por ejemplo, en algunos de nuestros Coworking, contamos con parking propio, lo que supone una gran comodidad para la reserva de nuestras salas.
También tiene un peso fundamental las tarifas de la salas. Dependiendo de donde reserves la sala, te puedes encontrar con mayor o menor flexibilidad. Mientras que hay espacios que solo se alquilar por jornadas completas o medias jornadas, en nuestros espacios de coworking puedes reservar una sala desde 1 hora, de tal forma que se adaptan mejor a las necesidades puntuales de cada cliente.
Además de estas variables, tenemos que tener en cuenta los servicios incluidos en nuestra reserva: no todos los espacios ni todas las salas incluyen los mismos servicios, en alguno de ellos puedes contar con servicio de recepción, con materiales audiovisuales o con servicio de café y agua, mientras que en otros espacios, estos servicios suelen ir a parte.
Por último, al reservar una sala, podemos necesitar de servicios extra que se añaden al propio uso y disfrute de la sala. Por eso, en algunos espacios se pueden contratar servicios extras, como pueden ser un catering, servicio de desayuno o cualquier complemento adicional.
Salas de reunión en Hotel VS Salas de reunión en Coworking
Salas de reunión en hoteles: Características
- Capacidad: Por lo general, en los hoteles nos solemos encontrar con salas de tamaño mayor a los que nos podemos encontrar en un espacio de Coworking. Suelen disponer de bastante espacio y eso hace que tengan salas a partir de 20 – 30 asistentes.
- Ubicación: Podemos encontrar hoteles tanto céntricos, como más en las afueras, realmente para la reserva de una sala de reunión en un hotel, tendremos mucha flexibilidad de localización.
- Tarifa: Por norma general, los alquileres de salas en hoteles son considerablemente más caros que en otros espacios, ya que no es su actividad principal y necesitan de más recursos adicionales para llevarlo a cabo.
- Servicios incluidos: Aunque no tienen servicio de recepción exclusivo, si que suelen contar con el propio servicio de recepción el hotel y suelen incluir otros servicios como materiales audiovisuales, café o agua.
- Extras: Suelen ofrecer extras más relacionados con el bienestar y posible alojamiento de los asistentes que con el propósito de la reunión, es decir, al ser un hotel los extras más habituales que pueden aportar son los propios servicios del hotel.
- Equipamiento: En la mayoría de los hoteles preparados para reuniones, cuentan con mucho equipamiento, pero no tan actualizado y especializado como el que puedes encontrar en un espacio de coworking.
- Flexibilidad: Por lo general no ofrecen demasiada flexibilidad, cuentan con servicios muy cerrados, necesidad de reservas por días o medios días y sin posibilidad de contratar bonos de horas o servicios adicionales relacionados con el propio trabajo en sí.
Salas de reunión en Coworking: Características
- Capacidad: Los espacios de coworking suelen contar con salas de reuniones de todos los tamaños, desde salas o cabinas para 1 persona a salas con capacidad para más de 40 personas. Sin especializarse en reuniones de eventos, si que cubren el resto de necesidades que pueda tener una empresa.
- Ubicación: Suelen estar en ubicaciones premium dentro de las zonas empresariales de las grandes ciudades, ya que están hecho por y para los trabajadores. En nuestro caso, por ejemplo, todos nuestros centros están ubicados en las mejores zonas empresariales de Madrid.
- Tarifa: Cuentan con tarifas muy económicas para el alquiler de sus salas de reuniones, además, al poder reservarlas por horas, solo pagarás por el tiempo efectivo de sala que necesites.
- Servicios incluidos: Suelen ofrecer los mismos servicios que los hoteles, además de los servicios mínimos y una buena conexión a internet, suelen ofrecer agua y café.
- Extras: Ofrecen varios servicios adicionales para hacer lo más cómoda posible tu estancia en el coworking. Desde puestos de trabajo flexibles para los tiempos donde no hay reunión a posibilidad de contratar extras como catering externos.
- Equipamiento: El equipamiento de las salas suele estar más destinado a un uso profesional, más actualizados y más acorde con las necesidades de los clientes. Al final, este servicio es clave en los espacios de coworking y, por eso, deben ofrecer unos equipos a la última que permitan dar un buen servicio.
- Flexibilidad: Es una de las principales ventajas de los espacios de coworking: ofrecen mucha flexibilidad en sus servicios, desde tarifas por horas (como ya hemos comentado anteriormente), a dar la posibilidad de ampliar las reservas en el mismo día o reducir o ampliar capacidades de las salas.
