Prioriza ahora tus tareas en 5 pasos

¿Qué actividad vas a elegir hacer frente al resto de tareas cuando tienes varios temas abiertos y necesitas avanzar en todos ellos?

Esta es una de las problemáticas clásicas en la gestión y organización personal, especialmente cuando nuestro proyecto demanda varios resultados en muy poco espacio de tiempo, todos ellos aparentemente igual de importantes.

En estas situaciones solemos consumir ademas una parte importante de nuestro tiempo, bien agobiándonos con la situación de ambivalencia, o bien tratando de encontrar la fórmula mágica que nos ayude a decidir por dónde empezar. Ninguno de estos dos enfoques logrará sacarnos del estado de parálisis (por el análisis), y con alta probabilidad acabaremos con nuestra lista de tareas en el mismo sitio donde la dejamos inicialmente, pero habiendo consumido un tiempo siempre valioso.

Si ahora mismo estás en esa situación o prevés que vayas a estarlo, explora estás 6 áreas para clarificar por donde has de seguir:

1.- Calendario

Suena obvio, pero algunas de las múltiples actividades que tienes previsto hacer puede que tengan día y hora límite. Olvida eso de «todo es para ayer». Sólo te conducirá a perpetuar el estado reactivo y avanzar sin ningún tipo de orden. Ordena esos temas abiertos por fecha límite y tendrás una primera vista de la prioridad que sólo el calendario ya te ha facilitado. Recuerda, tu agenda es tu primera guía para saber dónde están las entregas y dónde están los huecos donde avanzar en el resto de acciones. Si aún no has leído mi post sobre «Organizar la agenda con sentido» puede aportarte un punto interesante de partida para entender el uso sencillo pero sensato de la agenda que nos propone el método GTD.

Puede que decidas terminar alguna tarea por delante de otra que necesita entregarse antes en el tiempo, pero eso posiblemente te lo habrá hecho decidir alguna de las siguientes cuestiones a explorar:

2.-Contexto

El entorno que te rodea ahora mismo es determinante para elegir la actividad a la que dedicar nuestro tiempo. De nada nos sirve preocuparnos por una tarea que debemos hacer en un contexto o entorno en particular (por ejemplo, la oficina, casa, en equipo con alguna persona clave o con algún tipo de equipamiento, …) si ahora mismo no nos encontramos en ese contexto. ¿Qué vas a elegir, degradar la prioridad de esas tareas por no encontrarte en el contexto apropiado o por el contrario vas a moverte o crear las condiciones necesarias para poder avanzar en las mismas?

3.-Tiempo disponible

¿Miraste ya tu agenda? ¿De cuánto tiempo dispones ahora para avanzar en cualquier tema? ¿Hay alguno de tu lista que no quepa en ese «slot» de tiempo disponible? Si solo dispones de 15 minutos hasta tu siguiente cita parece más razonable terminar alguna de las tareas de menos de 15 minutos para así concentrarte en las de más duración cuando dispongas de espacios de tiempo más largos.

4.-Energía

Inspiración, motivación, creatividad, concentración, todo ello requiere de nuestra energía mental. A veces tu trabajo fluye sin problemas y avanzas en tu lista de temas abiertos tachando uno detrás de otro. Otras veces careces de la fuerza y motivación para empezar a hacer prácticamente nada. Si puedes identificar alguna tarea que te requiera poca concentración en esos momentos (tareas más físicas, como transportar, colocar, poner en orden, limpiar, o bien tareas mecánicas aunque no sean físicas como borrar emails que ya procesaste…), elige dedicarle tu tiempo y estarás maximizando también tu productividad, a pesar de tener la capacidad de atención de una mosca…

5.-Lo importante y lo estratégico

Llegados a este punto si aún tienes más de una cosa a la que dedicar tu tiempo y todas ellas parecen tener la misma prioridad, seguramente de forma intuitiva, y si tienes claro a dónde te lleva la consecución de cada una de ellas, sabrás decidir por cuál empezar. Esta decisión, basada más en tu perspectiva a más plazo, tus objetivos personales y tus valores (lo que realmente te importa), quizás es la más fiable de todas y en definitiva, la que nos hace salir de la inactividad para ponernos en marcha. Hemos encontrado finalmente un motivo (motivación) por el que actuar.

Fdo. Raúl García (@rull)