Este proceso clave del método GTD merece al menos la dedicación de un post aparte debido a su gran transcendencia.

Se trata del repaso semanal (weekly review). Un hábito que ciertamente te hace recuperar el equilibrio en tu organización personal, y te permite respirar aire fresco para afrontar la semana con mejor control y perspectiva.

De forma personal, el repaso semanal te puede aportar también un espacio para trabajar la visión estratégica de tus proyectos. Y si gestionas un equipo de personas, puedes incluir el mismo hábito dentro del equipo, lo que mejorará además la comunicación dentro del mismo

Cuál es el esquema general de un repaso semanal

El objetivo del repaso semanal es facilitarte un espacio de tiempo para que te pongas al día en el estado de todos tus proyectos y tareas. Este repaso o  comprobación es tan solo eso, una comprobación, por lo que no incluye avanzar en ninguno de los proyectos que tienes abiertos y aquí es donde reside una de las claves del repaso semanal: Dedica el repaso a clarificar, ponerte al día y ser creativo, pero no avances en proyectos o sabotearás todo el repaso.

En qué momento de la semana realizarlo

Cuesta creer que apartar entre hora y media y dos horas en nuestra agenda para realizar nuestro repaso semanal sea una tarea difícil, pero ciertamente incorporar cualquier nuevo hábito lo es. Por esta razón, es obligatorio que te comprometas contigo mismo a realizarlo de alguna manera, al menos apuntándolo en tu calendario, agenda, o el sistema que utilices para recordarte citas importantes. Esta lo es. Si no consigues la motivación y el compromiso suficiente para cumplir con la cita semanal nunca podrás incorporar el hábito y nunca podrás disfrutar tampoco de sus beneficios.

Idealmente debe ser un momento en la semana donde puedas tener cierta tranquilidad, sin presiones por entregas, reuniones o cualquier tema que requiera de tu atención inmediata. Esta creo que es la parte más difícil de conseguir, puesto que hoy en día siempre podemos encontrar tareas que hacer, proyectos en los que avanzar, temas pendientes que abordar, fuegos que apagar. La sensación de dejar de estar haciendo algo importante se apoderará de ti en cuanto «parece» que no estás siendo productivo preparando el terreno o afilando el hacha.

Yo prefiero hacer el repaso semanal los domingos por la noche. Otro momento clave puede ser los viernes justo después de la comida. En cualquier caso, debe ser un horario que sobre todo te aparte de distracciones y temas urgentes, y te permita concentrarte solo en repasar.

Por dónde empezar

Comienza con un checklist básico que te permita saborear el control de tener todo al día. Más adelante podrás incorporar puntos específicos de tu trabajo o de tu vida personal que también quieras comprobar semanalmente.

Para un repaso semanal básico, durante esa hora y media o dos horas:

1.- Vacía tus bandejas de entrada, físicas y digitales e incorpora posibles tareas a tu sistema de gestión o tu calendario. Esto incluye la recolección de cualquier papel suelto que haya quedado a la vista y que requiera alguna acción. Elimina o archiva cualquier residuo de estos elementos (papeles o mensajes en tus bandejas de entrada) que ya estén procesados.

Nota importante: Si nunca has hecho un repaso semanal o no limpias regularmente tu bandeja de entrada de emails, es mejor que te reserves tiempo en otro momento solo para procesar el email. De otra forma sabotearás el repaso semanal procesando email únicamente.

2.- Revisa en tu agenda los días de la semana que acabas de dejar atrás. Así puedes comprobar cualquier anotación que tuvieras y que aún requiera alguna acción, o alguna cita que no se cumplió y debes mover.

3.- Revisa en tu agenda los días de la semana que vas a afrontar. De esta forma puedes adelantar decisiones de antemano o incluir algo más que no hubieras previsto.

4.- Revisa tu lista de tareas, proyectos y siguientes acciones, para asegurar que las tareas que ya has realizado quedan marcadas como terminadas, y las siguientes acciones de cada proyecto están al día.

Si consigues realizar tres repasos semanales seguidos, te garantizo que notarás que vas dos pasos por delante y podrás afrontar con más confianza los imprevistos y urgencias que cada semana te pueda deparar.

Fdo. Raúl García (@rull)