La productividad se deslocalizó hace tiempo. 

El método GTD, o Getting Things Done, de David Allen, es uno entre varios métodos de productividad personal que puedes probar como compañero de viaje en tu día a día, en la organización de tus tareas, tus objetivos, y tus proyectos.

A pesar de que David Allen publicó su método ya hace más de una década, curiosamente no se ha quedado obsoleto ni lo más mínimo. Todo lo contrario. David fue uno de los visionarios de la era de la economía digital y se adelantó a todo lo que se nos venía encima y que estamos experimentando una década después: La opulencia de información a la que tenemos acceso y la consecuente falta de foco y concentración que provoca, unido a la naturaleza de los trabajos que la mayoría de nosotros desempeñamos hoy en día, el «knowledge work», nos obliga a usar herramientas y métodos para poder definir, gestionar y organizar nuestro trabajo.

Además, a medida que la tecnología ha ido evolucionando, el propio método GTD se ha hecho más dinámico y fácil de gestionar. Años atrás el método contemplaba que pudieras gestionar tareas dependiendo de si en tu contexto de trabajo disponías de conexión a internet o no, mientras que hoy en día rara vez no se dispone de una conexión a Internet en oficinas, casas e incluso en movilidad. La principal ventaja que nos ofrece la tecnología en la nube para el método es el poder disponer de nuestro sistema GTD práctiamente en cualquier momento desde cualquier lugar.

1. Captura – Tomando notas en la nube

Uno de los principales consejos que contempla el método GTD es el que nos propone centralizar y minimizar los lugares donde tomas notas. Y para cumplir lo mejor posible con ese consejo, ¿qué mejor lugar donde tomar notas y guardarlas para tu futura revisión que la nube?

Usa aplicaciones como Evernote, Microsoft OneNote, o Google docs para tener en un único lugar tus notas.

2. Organiza y Procesa – Accede a tus contextos desde cualquier sitio

Aprovecha la misma aplicación que usas para capturar las notas para organizarlas y construir tu esquema GTD. Por ejemplo, en Evernote puedes crear tantas libretas como contextos tengas para organizar tus tareas y proyectos.

Una lista de libretas en evernote que implementa los contextos GTD es la siguiente:

IN – Libreta por defecto donde capturas tus notas

Proyectos – Libreta con la lista de tus proyectos activos

Siguientes Acciones – Libreta con la lista de las siguientes acciones de cada uno de tus proyectos activos

En espera – Libreta con la lista de las acciones que has delegado a alguien y mantienes en espera.

Algún día / quizás – Libreta con los proyectos o tareas del contexto «Algún día / Quizás»

A medida que vayas procesando las tareas de cada contexto puedes o bien moverlas de libreta si cambian de contexto, o bien borrarlas si ya están completadas.

3. La agenda y los contactos siempre a mano

¿De qué nos sirve hoy guardar los contactos en la tarjeta SIM del teléfono móvil, o incluso en el mismo móvil si podemos guardarlos en servicios en la nube como el propio Google?

De igual forma, disfrutar de los beneficios de apuntar las citas únicamente en un calendario que se sincroniza en cualquier dispositivo que usamos es relativamente sencillo.

Vincular cualquier tipo de información a un dispositivo es atarnos a ese dispositivo y correr el riesgo de perder la información si el dispositivo falla en algún momento o si lo perdemos.

Para usar por ejemplo los contactos y el calendario de google, tan solo debes tener o crear gratuitamente una cuenta de google y usarla en cualquiera de los dispositivos que utilices para poder acceder a tu información.

4. Archiva todo sin preocuparte del espacio

Por último, toda la información de referencia sobre tus proyectos o la documentación que quieras tener archivada ya no tiene porqué ocupar espacio en ninguno de tus dispositivos de almacenamiento. Servicios como dropbox, google drive o onedrive ya se encargan de proporcionarte el almacenamiento en la nube. Pero recuerda que un servicio de almacenamiento en la nube no sustituye a una copia de seguridad!

Por último, y si quieres implementar tu sistema GTD directamente con herramientas creadas para ese fin, aquí tienes una lista con algunas de las que puedes probar: Omnifocus, Things, Wunderlist,Asana, aunque yo siempre recomendaré entender antes el método y adaptar la tecnología disponible.

Pero… ¿Que es esto de GTD?

GTD es un método de organización personal basado en el libro «Getting Things Done» de David Allen. Básicamente ayuda a las personas a optimizar sus tareas pendientes, correo electrónico, reuniones , y todo lo que les requiere energía mental, para que puedan ser más productivos, creativos y eficaces.

Los principios básicos son:

• Apuntar todos los temas abiertos que tengas.

• Definir cada siguiente acción de cada tema abierto.

• Organizar la información en categorías apropiadas (llamadas contextos)

• Revisar con frecuencia tu sistema de gestión personal.

• Hacer un seguimiento no sólo de los detalles sino también de la foto global de tu vida.

• Aprender a tomar decisiones sobre lo que hacer, sin estresarnos de lo que no estamos haciendo.

Fdo. Raúl García (@rull)