Las reuniones virtuales ya forman parte de nuestro día a día y deben ser igual de efectivas que las reuniones presenciales.

¿Se me ve? ¿se me escucha? ¡se congela la imagen! Estas son algunas de las frases que más hemos repetido durante los últimos meses. Adaptarnos a esta nueva normalidad que vivimos se ha convertido en uno de los principales focos para todas las empresas, hemos digitalizado muchos de nuestros procesos y adquirido nuevas rutinas, como las reuniones virtuales.

Estos eventos online han sido la solución definitiva para recuperar ese contacto que perdimos con la distancia social. Por eso, hemos querido recopilar algunos tips o consejos que pueden resultar útiles para que tus videoconferencias sean lo más profesionales y eficaces posible. Además, te dejamos un regalo al final.

1. Comprueba que la parte técnica funciona 

¿Conoces bien la plataforma que va a usar? Tómate el tiempo que necesites para familiarizarte con ella. Es importante que te sientas cómodo y seguro, así si surge algún problema estarás preparado para solventarlo.

Unos minutos antes de comenzar la reunión, asegúrate que todo lo relativo a la tecnología y conectividad está controlado: tienes buena conexión a internet, el ordenador tiene batería y tu micrófono y cámara funcionan.

Si eres la persona que gestionará la videollamada, conéctate antes que el resto y confirma que la convocatoria que mandaste a tus invitados es correcta, avísales si vas a grabar y explica cómo pueden intervenir o preguntar.

2. Evita al máximo las distracciones

Todos estos meses nos han enseñado mucho sobre lo complicadas que resultan a veces las videollamadas desde casa: niños que gritan, mascotas que ladran, notificaciones de otras aplicaciones… entre otras inoportunas distracciones que aparecen en los momentos más inesperados y se convierten en los protagonistas de nuestras reuniones.

Lo más correcto sería estar una habitación independiente y “aislada” en la que solo entres tu. Si en casa no tienes un sitio así, puedes recurrir a una sala de reuniones en un lugar externo o, incluso, teletrabajar en un espacio de coworking.

Por otro lado, trata de tener el menor número de pestañas posibles en el escritorio, silencia tu teléfono móvil y apaga tu micro cuando no estés hablando.

3. Organiza la videollamada 

Haz una lista con los objetivos que tienes y organiza el tiempo para tratarlos todos, sin que se haga muy extenso.

Comunícales a los participantes la estructura de la reunión, como la organizarás, cuándo pueden hablar o realizar preguntas y cómo pueden hacerlo: abriendo el micro, escribiendo en el chat… Toma el liderazgo y modera la reunión.

Puedes usar herramientas colaborativas como presentaciones, pizarras o encuestas para hacer tu videoconferencia más dinámica y participativa.

4. Una buena iluminación es clave 

En este sentido, y si es posible por la hora del día, elige siempre la luz natural. Dará un aspecto más cálido a tu imagen. Ten cuidado con las subidas y bajadas del sol, ¡pueden dejarte a oscuras en pocos minutos!

Así que, si tienes que recurrir a luz artificial, mejor que sea suave y que esté situada delante de ti, es decir, detrás de tu cámara. Solemos recurrir a la luz cenital (desde arriba) pero no es la más recomendable, produce sombras en la cara poco profesionales.

Tampoco te sitúes nunca a contraluz (delante del foco de luz), tu silueta se verá completamente negra y será imposible reconocerte.

5. Cuida tu lenguaje corporal y la posición de la cámara 

Adopta una postura correcta, con la espalda recta y las manos cerca del cuerpo.

Trata de mantener el contacto visual con las otras personas involucradas en la videoconferencia. ¿Cómo? mira a la cámara, olvídate de tu imagen en la pantalla y fija la mirada en la cámara. De esta forma darás más sensación de seguridad y confianza en ti.

Se cercano, utiliza buenas formas y sonríe. Muestra que la distancia no es un impedimento para hacer vuestras comunicaciones efectivas.

El plano que recoge tu cámara es también muy importante, no debe estar ni demasiado alta (dejando mucho espacio entre tu cabeza y el techo) ni demasiado baja (enseñando mucho cuerpo y hasta cortando tu cabeza). Lo ideal es que aparezcan tus hombros y algo de tus brazos, y haya unos centímetros de aire entre tu cabeza y el final del plano. Lo que se llama plano medio en fotografía.

Ah y, esto parece obvio, pero vístete correctamente ¡al menos la parte visible en cámara!

6. Vigila mucho tu fondo 

Muy relacionado con el punto anterior, cuida el espacio y el fondo en el que realizarás tu videollamada.

Todo lo que aparece en la pantalla está dando información sobre ti, trata que sea lo más profesional posible. Asegúrate de que los elementos que tienes detrás te ayudan a ello y no distraen. Un fondo neutro es siempre una buena elección.

Pero, por si no tienes este espacio ideal para tus calls, ¡tenemos otra solución! Ahora en muchas de las plataformas de videollamadas puedes personalizar tu fondo con la imagen que quieras. Esto puede ayudarte a tener una imagen más profesional o, incluso, divertida, en función de con quién te reúnas.

Desde Cink Coworking hemos creado algunos fondos profesionales que puedes utilizar en tus videoconferencias. Una forma sencilla de ocultar la cama sin hacer o el salón desordenado… ¡podrás estar en casa y en la oficina al mismo tiempo! Solo tienes que descargarlos (botón derecho – Guardar imagen como), subirlos a tu plataforma y ¡listo!

Además, si te preguntan que dónde estás, siempre podrás decir que trabajando desde alguno de los espacios de Cink Coworking.

Descárgate estos fondos para tus videollamadas 

Aquí te damos diferentes opciones dependiendo del entorno que estés buscando.

  • Si lo que necesitas es un entorno profesional, te proponemos estos fondos, los participantes creerán que están en un coworking auténtico. ¡Pruébalos!

  • Pero si lo que andas buscando es un espacio más personal, algo más íntimo que te aporte rigurosidad. Siempre puedes entrar alguna de nuestras salas de reunión eligiendo uno de estos fondos:

  • Por si te apetece algo más informal, te dejamos aquí un par de ellos algo más coloridos: el comedor y el mítico Yoda que saluda todos los días a nuestros coworkers del espacio de Paseo de Castellana.